إطلاق مؤسسة جديدة على U HR مصمَّم ليستغرق خمس عشرة دقيقة لا خمسة عشر أسبوعاً. يفتح التسجيل الذاتي على apps.ukkera.org/hr/register مساحة عمل فوراً، دون دورة مشتريات أو شريك تنفيذ أو عقد ترحيل بيانات مُسبَق. داخل تلك المساحة، تتيح ثلاثة كائنات أساسية في تطبيق U HR Manager — المؤسسات والشركات والإدارات — نمذجة مجموعة سعودية قابضة أو شخصية اعتبارية واحدة أو مقاول متعدد المواقع في دقائق لا أشهر. ثم يُدعى الموظفون إلى تطبيق U HR Employee، حيث يصبح الملف الشخصي للموظف والحضور وطلبات الخدمة الذاتية متاحة منذ اليوم الأول. يستعرض دليل البدء السريع هذا سبع خطوات تنقلك من مساحة عمل فارغة إلى أول طلب إجازة حي. نركّز على الحد الأدنى من التهيئة الذي يجعل فريقك منتجاً دون إغراقك في ميزات اختيارية.

قبل البدء، جهّز خمسة عناصر: بريد إلكتروني قائم على نطاق لمالك المؤسسة (Google أو Microsoft أو أي مزوّد آخر)، رقم السجل التجاري أو الترخيص لكل شخصية اعتبارية تنوي إضافتها، رقم الآيبان (IBAN) ورمز البنك للحساب البنكي الذي ستستخدمه لإرسالات نظام حماية الأجور، أرقام الهوية السعودية أو الإقامة لأول عشرة موظفين تريد دعوتهم، وقائمة بسيطة بالإدارات التي ستُنشئها. لا شيء من ذلك إلزامي للتسجيل — يمكنك إنشاء مساحة العمل ببريد إلكتروني فقط — لكنّ وجود هذه العناصر الخمسة في المتناول يمنع النمط المتقطّع الذي يحوّل إعداداً من خمس عشرة دقيقة إلى مشروع نصف يوم. رقم السجل التجاري هو ما يُفعّل لاحقاً توليد ملفات حماية الأجور المتوافقة مع التأمينات الاجتماعية ومنصة مُدّد، لذا يستحق إدخاله بدقّة من المرة الأولى. أمّا الآيبان فهو ما يجعل ملف حماية الأجور قابلاً للاستخدام من قِبَل بنكك دون إعادة تنسيق يدوي، وهو الفرق بين دورة رواتب أولى نظيفة وأخرى تحتاج إعادة عمل.

الخطوة 1 — سجّل على apps.ukkera.org/hr/register #

تقبل صفحة التسجيل بريدك الإلكتروني وكلمة مرور، ثم تُرسل رابط تحقّق. النقر على الرابط يفتح مساحة عمل U HR فارغة وتكون أنت مالك المؤسسة. مساحة العمل ثنائية اللغة فوراً — بدّل بين الإنجليزية والعربية من مفتاح اللغة في أعلى اليمين في أي لحظة، وتنقلب الواجهة كاملةً بما في ذلك كل تسمية حقول ورسالة خطأ وتلميح مساعدة إلى العربية من اليمين إلى اليسار بشكل أصيل. لا حاجة إلى تسجيل دخول موحّد من طرف ثالث للبدء، وإن كان فريق تقنية المعلومات يستطيع لاحقاً ربط الدخول الموحّد من يوكيرا إن فضّلت بيانات الاعتماد المؤسسية. حساب المالك الذي أنشأته للتو يظهر في شاشة حسابات الموارد البشرية في تطبيق U HR Manager بصلاحيات وأدوار كاملة منذ البداية؛ يمكنك منح حقوق أدقّ لمسؤولي موارد بشرية آخرين بعد إضافتهم. تبدأ نافذة التجربة المدة أربعة عشر يوماً لحظة إتمام التسجيل، لذا خطّط لدعوة أوّل موظفيك في اليوم نفسه الذي تسجّل فيه لتعظيم الاستفادة من فترة التجربة.

الخطوة 2 — أنشئ مؤسستك وأضف الشركات #

أول كائن تنشئه في تطبيق U HR Manager هو المؤسسة. المؤسسة في U HR هي المالك في المستوى الأعلى — عادةً الشركة القابضة أو الأعمال العائلية أو المجموعة الأم. تُدخل الاسم القانوني بالعربية والإنجليزية، وتُرفق نسخة من السجل التجاري، وتُعيّن مالكاً. تحت المؤسسة، تضيف شركة واحدة أو أكثر — كل شركة هي شخصية اعتبارية منفصلة بسجلها التجاري الخاص ورمز منشأة التأمينات الخاص بها ونطاق نطاقات الخاص بها. إن كنت صاحب عمل بكيان واحد، فتُنشئ شركة واحدة؛ وإن كنت مجموعة سعودية قابضة بثلاث شركات تابعة في المقاولات والتجزئة والخدمات المهنية، فتُنشئ ثلاث شركات. هذا التسلسل — مؤسسات ثم شركات ثم إدارات — هو ما يُمكِّن U HR من حساب نِسَب السعودة لكل شخصية اعتبارية بدلاً من رقم مجمَّع للمجموعة — وهذا بالضبط ما يطمح إليه مُدقِّق وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. خذ لحظة لإدخال رقم تسجيل كل شركة بدقّة، لأنّ ذلك الرقم يصبح مرتكزاً لجداول مساهمات التأمينات الاجتماعية وملفات حماية الأجور لاحقاً.

الخطوة 3 — ابنِ هيكل الإدارات #

داخل كل شركة، تُنشئ الإدارات. تحمل الإدارة كوداً ونطاق مؤسسة وخط تبعية — وتُمثّل الوحدة الطبيعية للإشراف على الحضور وتوجيه الاعتمادات ووزن نطاقات حسب العائلة الوظيفية. تُنشئ شركة المقاولات عادةً إدارات مثل العمليات الميدانية والسلامة والمشتريات والمالية والموارد البشرية؛ ويُنشئ مشغّل الرعاية الصحية إدارات للتمريض والكادر الطبي والخدمات المساندة والإدارة والمرافق. أبقِ قائمة الإدارات الأولى قصيرة — من خمس إلى عشر إدارات لكل شركة تكفي في اليوم الأول. يمكنك دائماً إضافة المزيد لاحقاً من شاشة الإدارات نفسها. يمكن تحديد نطاق كل إدارة لموقع مشروع أو مساحة عمل لاحقاً عبر ميزة المشاريع والفرق، لكنّ قائمة إدارات مسطّحة تكفي للبدء خلال خمس عشرة دقيقة. هدف الخطوة الثالثة أن يكون لديك هيكل يتعرف عليه موظفوك حين يفتحون تطبيق U HR Employee لأول مرة.

الخطوة 4 — ادعُ الموظفين وحسابات الموارد البشرية #

تتمّ دعوة الموظفين بطريقتين متكاملتين. لأول عشرة إلى خمسين موظفاً، تقبل ميزة الرفع الجماعي جدول بيانات يضمّ اسم الموظف وبريده أو جواله ورقم هويته أو إقامته وإدارته ومسماه ومستواه — وتُتحقّق من كل صف قبل اعتماده، مُبرزةً أخطاءً مثل صيغة هوية غير مطابقة أو كود إدارة غير موجود بعد. لأعداد أكبر بمئات أو آلاف الموظفين، تتعامل شاشة الرفع الجماعي نفسها مع الحجم بشريط تقدّم وتقرير خطأ لكل صف، فتستطيع إصلاح الصفوف الفاشلة وحدها وإعادة رفعها. كل موظف يُستورد بنجاح يتلقّى دعوة إلى تطبيق U HR Employee، حيث يُكمل الملف الشخصي للموظف ويرى معلومات العمل والمالية ويصل إلى الحضور وطلبات الخدمة الذاتية. بالتوازي، تُضيف مسؤولي الموارد البشرية عبر شاشة حسابات الموارد البشرية، مُسنداً إلى كل مسؤول دوراً محصوراً بشركة أو إدارة محدّدة عبر الصلاحيات والأدوار. التهيئة النموذجية في اليوم الأول هي مدير موارد بشرية واحد لكل شركة بصلاحيات إضافة وتعديل وحذف واستعلام كاملة، إضافةً إلى حساب مدير الموظفين على مستوى المؤسسة لقائد الموارد البشرية للمجموعة.

الخطوة 5 — اضبط مسارات الاعتماد والصلاحيات #

بعد وضع الهيكل والأشخاص، تكون الخطوة التالية توصيل مسارات الاعتماد التي توجّه كل إجازة وسلفة وتصريح وقسيمة راتب إلى المراجع المناسب. تتيح ميزة مسارات الاعتماد في تطبيق Employee Manager تحديد السلسلة — مثلاً، يمرّ طلب إجازة من موظف في إدارة العمليات الميدانية بالشركة (أ) أولاً إلى مديره المباشر، ثم إلى مدير الموارد البشرية للشركة (أ)، ثم يُغلق. أمّا تغييرات المهارات والمستويات فتمرّ عبر شاشة إدارة الاعتمادات الموازية في تطبيق U HR Manager، حيث يحمل كل اعتماد مراجعاً وختم حالة لأغراض التدقيق. تتحكّم الصلاحيات والأدوار في أيّ المسؤولين يستطيع الإضافة والتعديل والحذف أو الاستعلام فقط في كل وحدة — وهي الدقّة التي تجعل المجموعات متعددة الشركات قابلة للتدقيق وفق نظام البيانات الوطني. التهيئة العملية في اليوم الأول هي تفعيل طلبات الخدمة الذاتية للإجازات والتصاريح فقط، مع تأجيل سلاسل اعتماد المهارات والمستويات الأكثر تعقيداً إلى الأسبوع الثاني. هذا يُبقي الموجة الأولى من نشاط الموظف مركّزةً على الحضور والإجازة، وهو ما يستخدمه الموظفون الجدد طبيعياً أولاً.

الخطوة 6 — تسجيل أول حضور #

في صباح اليوم التالي لإرسال الدعوات، اطلب من أحد الموظفين فتح تطبيق U HR Employee على هاتفه والنقر على زر تسجيل الحضور. يُسجَّل حضوره بختم زمني، ووفق تهيئتك بختم موقع وتأكيد مراجِع. يرى المدير المباشر الحضور يظهر في عرض الإشراف على الحضور داخل تطبيق Employee Manager، ويرى مدير الموارد البشرية مجموع الحضور اليومي في لوحة الشركة. تُثبّت هذه الإجراءات الواحدة أنّ ملف الموظف وإدارته ومسماه وسلسلة الاعتماد جميعها موصولة بشكل صحيح — وأنّ نموذج البيانات جاهز لتوليد ملف حماية الأجور الذي يبدأ في نهاية الشهر. إن لم يظهر الحضور للمدير خلال دقيقة، فالسبب الأكثر شيوعاً أنّ إدارة الموظف لم تُسنَد إليها خط تبعية، وهو إصلاح يستغرق ثلاثين ثانية في شاشة الإدارات.

الخطوة 7 — أول طلب إجازة #

الخطوة الأخيرة في البدء خلال خمس عشرة دقيقة هي أول طلب إجازة. يفتح الموظف طلبات الخدمة الذاتية، ويختار نوع الإجازة — سنوية أو مرضية أو طارئة أو بدون راتب — ويُدخل التواريخ بالهجري أو الميلادي ويُرسل. يصل الطلب إلى قائمة المدير المباشر مع رصيد إجازات الموظف الحالي معروضاً بجانبه، مسحوباً من وحدة معلومات العمل والمالية. يوافق المدير أو يرفض مع ملاحظة، ويتلقّى الموظف إشعاراً فورياً داخل تطبيق U HR Employee — دون حاجة إلى بريد إلكتروني أو واتساب. ما إن يُغلق ذلك الطلب حتى تكتمل الحلقة: المؤسسة والشركة والإدارة والموظف والمدير ومسؤول الموارد البشرية لمسوا جميعاً النظام من البداية إلى النهاية. من هنا، الخطوات الطبيعية التالية هي ضبط قواعد الأرباح والاستقطاعات لدورة الرواتب الأولى، وتوليد أول قسائم رواتب، وإطلاق دليل المهارات وتعريف المستويات لإطارك الوظيفي — كلّها تبني على الأساس الذي وضعته للتو.

بعد البدء خلال خمس عشرة دقيقة، ينبغي أن يركّز الأسبوع الأول على ثلاثة أنشطة تابعة تُضاعف القيمة بسرعة. أولاً، أكمل تنظيف بيانات الموظفين — تحقّق من أنّ معلومات العمل والمالية لكل موظف تعكس راتبه التعاقري وبدلاته وقواعد استقطاعاته كي تجري دورة الرواتب الأولى بسلاسة. ثانياً، وثّق توجيه الاعتماد لأهم ثلاثة أنواع طلبات على الأقل (الإجازات والتصاريح والسلف)، وأجرِ اختبار معايرة مع متطوّع واحد لكل إدارة لرصد أيّ أخطاء تهيئة قبل أن تتسع. ثالثاً، احجز جلسة عرض مدّتها ثلاثون دقيقة مع قائد الموارد البشرية للمجموعة لمراجعة لوحة الرؤية الشاملة للمؤسسة وتحديد أيّ عروض تحليلات القوى العاملة ستتحوّل إلى طقس تنفيذي أسبوعي. تعامل مع هذه الأنشطة بوصفها الجسر بين البدء السريع ومرحلة أفضل الممارسات: الأساس وُضع، والبناء يمكن أن يبدأ.